Quản lý hồ sơ, giấy tờ là một trong những yếu tồ cần thiết và quan trọng. Điều này không chỉ giúp hồ sơ được quản lý một cách khoa học. Mà còn giúp không gian trở nên gọn gàng, ngăn nắp hơn rất nhiều. Tuy nhiên, nhiều người không biết cách sắp xếp như nào. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây. Hưng Phát sẽ bật mí cho bạn Tips quản lý và lưu trữ hồ sơ hiệu quả cho công ty.
Tại sao cần xây dựng cách quản lý và lưu trữ hồ sơ cho công ty?
Tầm quan trọng của lưu trữ giấy tờ, hồ sơ
Như các bạn đã biết, hồ sơ là một trong những tài liệu cực kỳ quan trọng của công ty. Đây cũng là giấy tờ quan trọng để theo dõi quá trình hoạt động của công ty. Từ đó, sếp và nhân viên có thể giải quyết công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ của cá nhân, tổ chức.
Chính vì vậy, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ và tài liệu cực kỳ quan trọng. Mỗi hoạt động đều đi liền với soạn thảo, hồ sơ riêng. Chính vì vậy, việc sắp xếp và lưu trữ giấy tờ sẽ giảm bớt gánh nặng cho nhân viên. Đặc biệt là trong quá trình tìm kiếm hồ sơ quan trọng.
Quy trình lưu trữ hồ sơ cực kỳ cần thiết
- Đảm bảo nguồn thông tin một cách chính xác. Đặc biệt là cung cấp tư liệu đáng tin cậy, quan trọng. Nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động cần thiết của cơ quan.
- Có khả năng nâng cao hiệu suất trong quá trình làm việc của sếp và nhân viên. Đặc biệt, lưu trữ hồ sơ còn hỗ trợ thực hiện tốt công việc.
- Phục vụ cho quá trình nghiên cứu. Từ đó đưa ra kế hoạch chính xác và nhanh chóng.
- Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, chi phí cho một số hoạt động của công ty, cơ quan làm việc.
Tips quản lý và lưu trữ hồ sơ hiệu quả cho công ty
Để lưu trữ, quản lý hồ sơ hiệu quả, chúng ta cần dựa vào các thiết kế của tủ văn phòng.
Tủ nhiểu ngăn
Tủ nhiều ngăn như tủ hồ sơ 3 buồng cánh kính. Dòng tủ này có khả năng lưu trữ số lượng lớn giấy tờ. Từ đó, không chỉ có chức năng tuyệt vời mà còn có tính thẩm mỹ cao. Đặc biệt, tủ hồ sơ nhiều ngăn có thể phân chia nhiều danh mục giấy tờ khác nhau. Từ đó, người dùng dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp.
Tủ có số ngăn vừa phải
Dòng tủ này điển hình như tủ hồ sơ K3. Dòng tủ này có kích thước vừa vặn, phù hợp với nhiều không gian. Đây là loại tủ có giá thành phải chăng, số lượng ngăn vừa phải. Người dùng có thể lưu trữ, phân loại giấy tờ, hồ sơ.
Tủ hồ sơ ít ngăn
Tủ hồ sơ 2 cánh thấp là dòng tủ có ít ngăn. Dòng tủ này phù hợp ở những nơi có số lượng giấy tờ vừa phải. Tuy ít ngăn nhưng sản phẩm vẫn có thể lưu trữ các loại giấy tờ, sổ sách một cách cẩn thận.
Trên đây, Hưng Phát vừa chia sẻ cho khách hàng tips quản lý và lưu trữ hồ sơ hiệu quả cho công ty. Hy vọng bài viết mang tới thông tin hữu ích cho các bạn.
